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業務の幅が広い秘書の仕事

秘書と男性

秘書の仕事の特徴を知る

秘書の仕事は多岐にわたります。スケジュール管理をはじめとして、電話やメールの対応、資料作成、出張手配などのサポート業務全般というところが、業務内容としてよく書かれる部分です。 スケジュール管理はその名の通り、緊急度や優先度を考慮しながら、参加しておくべき社内外の会議や会食などをアレンジしていきます。電話やメールについては、直接取り次ぐかどうかを確認しながら対応するのが基本で、郵便物も同様に、招待状やトップ交代のお知らせなど、直接渡す方がよいものとそうでないものを選別します。会議資料だけでなく、業界情報、新製品(サービス)などに関する情報をまとめるなど、求められた資料を作成するのも秘書の仕事です。出張に際しては、移動手段や宿泊先の確保を行います。このように、自分の上司が仕事を遂行する上で提供するサポート全般が業務内容です。上司の意思決定をスムーズにすることが秘書の仕事の重要なポイントで、上司の時間を確保し、生産性を上げるための環境を整えることが秘書に求められている仕事といえるでしょう。実務的な部分については、秘書検定や国際秘書検定(CBS)が役立ちます。この資格がなければ就業できないという種類の資格ではありませんが、資格を持っていることで秘書に必要な知識や技能を有していることが証明できます。基本的には事務作業が得意で、一歩先を読んで手筈を整えておくことや、多方面での人付き合いの中で気遣いができる人に向いている仕事といえるでしょう。秘書職に就くには、正社員での採用の他に社内異動も比較的多いとされています。外資系では派遣社員や契約社員が多い傾向にあります。正社員、契約社員、派遣社員など、雇用形態は変わっても基本的な仕事の内容は同じです。働き始めはどのような雇用形態でも、実力で正社員に登用される可能性もあります。正社員でなく、敢えて年俸制で稼ぐエキスパートもいます。近ごろでは在宅秘書のニーズも増えつつありますので、正社員に限らず働き口は増えつつあるといえるでしょう。